Met Microsoft Teams is het mogelijk om formulieren te maken om een makkelijk goedkeuringsproces uit te voeren. Dit kan gedaan woren met de “goedkeuringen” (Approvals) app. Ik laat je zien hoe je de App kunt gebruiken maar ook hoe een sjabloon kunt maken die weg kunt zetten als sjabloon in de organisatie of voor bepaalde teams.

Allereerst ga naar de app goedkeuringen (Approvals). Je kunt dit doen door linksonderin in Teams op Apps te klikken en te zoeken naar Approvals.

Je krijgt dan alle goedkeuringen te zien in het beginscherm die jij in het verleden hebt ontvangen. Dat zijn goedkeuringen die zijn ontstaan vanuit stromen. Wanneer je op verzenden klikt bovenaan in het tablblad kun je zien welke goedkeuringen jij hebt verzonden.

Wanneer je Adobe Sing- integratie hebt aangeschat kun je ook Adbobe Sign zien in de lijst met bestanden die je hebt verzonden en ontvangen voor eSignatures. Maar ook DocuSign.

Bovenin zie je “nieuw goedkeurings aanvraag” staan (approval request). Wanneer je die aanklikt krijg je de keuze uit basis, Adobe Sign (indien aangeschaft), DocuSign (indien aangeschaft) maar ook Templates. Klik op de Sjablonen.

Wanneer het tabblad Sjablonen is geselecteerd en er geen sjablonen zijn gemaakt in jouw organisatie of in teams waarvan je lid bent, worden er geen sjablonen weergegeven en zie je het bericht “Global admins en Team admins kunnen sjablonen maken voor gebruikers of de hele organisatie. Team eigenaren kunnen templates voor hun eigen team maken.” Links bovenin zie je de Teams waar jij team eigenaar van bent.

Als je een Microsoft Teams-beheerder op tenantniveau bent kunt je organisatiebrede sjablonen maken.

Klik op nieuw sjabloon om aan de slag te gaan. Je kunt ervoor kiezen een sjabloon te kiezen dat Microsoft al heeft gemaakt of helemaal een neiuwe te gaan beginnen. Dit zijn Microsoft Forms. Dus als je eerder Forms hebt gemaakt werkt dit hetzelfde.

Wanneer je een sjabloon kiest heb je mogelijkheid deze nog aan te passen en daar je eigen zin te maken. Ik kies om met de overwerk sjabloon aan de slag te gaan. Kies vervolgens op volgende.

Wanneer je een Teams Admin bent krijg je de mogelijkheid te kiezen voor wie je het Sjabloon maakt en beschikbaar stelt.

Als je een Teams-beheerder bent die organisatiebreed kiest, krijgt je de eerste keer dat dit in jouw organisatie wordt gedaan, een scherm te zien dat je laat weten dat er automatisch een speciale groep wordt gemaakt voor deze sjablonen.

Als je geen Teams-beheerder bent, maar wel de eigenaar van een of meer Teams dan kies je Teams breed. Je ziet dan de teams waar jij eigenaar van bent en kunt die selecteren.

Kies een categorie voor sjabloon en stel de basis instellingen in. Vervolgens klik je op volgende. Nieuwe template is onderweg!

Vervolgens kom je in het Forms design. Je ziet hier Forms terug van het Sjabloon dat je net hebt gekozen. Je kunt daarin wijzigingen toevoegen als aanpassen, toevoegen of verschuiven van de forms vragen.

Bepaal of een bijlage vereist moet zijn wanneer mensen dit formulier invullen. Is er voor de goedkeurders een specifieke groep of lijst van personen die de goedkeurders moeten zijn, of wil je dat de aanvrager beslist wie de goedkeurders zijn telkens wanneer ze een formulier invullen?  Als je de goedkeurders opgeeft en de aanvrager niet laat beslissen, krijg je een personen kies veld te zien.  Als je in een team zit (niet organisatiebreed), kun je geen mensen kiezen die nog niet in dat team zitten.

Je kunt ook beslissen of alle ontvangers een beslissing moeten nemen.  Zo niet, zolang een van hen een uitkomst kiest, wordt de goedkeuring als voltooid beschouwd. Kies vervolgens preview en dan publiceren.

Het formulier kun je terugvinden in Micrsosoft Forms. Deze kunt niet bewerken. Je kunt wel de resultaten bekijken!

Je hebt nu dus een template gemaakt van een Forms formulier die gebruikt kan worden in Teams door naar de App Goedkeurigen (Approvals) te gaan. Wanneer iemand dus een dag vrij zou willen aanvragen kunnen ze dat doen door te klikken in de App in Teams nieuw goedkeurings aanvraag.

Nu zou je handmatig nog naar de uitkomsten kijken in je Forms formulier. Maar jij zult ook de aanvragen zien in je App waar alle aanvragen zichtbaar zijn. Daarnaast ontvangt de persoon die een goedkeuring moet doen een melding bij Activiteiten in Teams en ontvang jij bij het aanvragen bij een vrije dag wanneer deze is goedkeurd of niet ook een melding.

We hebben nu een goedkeuringsproces opgezet voor het aanvragen van vrije dagen. Maar je kunt hier natuurlijk allerlei processen voor inzetten. Denk eens aan het bestellen van apparatuur bijvoorbeeld.

Wil je een stap verder? Je kunt er overna denken je werkproces verder te automatiseren. Je kunt dit doen met Power Automate. Een basis uitleg rondom werkflows in combinatie van Power Automate kun je hier vinden. Kun om te weten is dat als je het formulier op een groep (een Team hebt gebouwd) een custom value moet selecteren. Je doet dit om alles achter FormID= en dan alles wat daarachter staat te kopieren en dan weg te zetten bij Form ID.

Denk aan alle uitkomsten in een bepaalde lijst die weer inzichtelijk zijn voor meerdere personen. Of als borging van informatie. Maar ook om een bepaald werkprocessen op te laten werken als vervolgstap.

Wil je een hele uitgebreidere werkproces gaan opzetten raad ik je aan te starten in Power Automate en daar je Flow uiteindelijk los te gaan opbouwen binnen PowerAutomate en daarin alles te koppelen. Voor de gebruikers is een Approval app handig te gebruiken en kun je makkelijk wegzetten vanuit de organisatie als standaard in Teams.

Wil je op de hoogte blijven wanneer ik een nieuwe blog online plaats? Abonneer je dan!