Teams connect ook wel Shared Channels wat zijn de voordelen en nadelen

Sinds een maand is de optie uit om een kanaal aan te maken wat je kunt delen met interne en externe personen zonder dat deze personen lid hoeven te worden van het team. Op gebruikersvlak echt fantastisch want je hoeft niet meer te switchen tussen de ene en de andere tenant, je krijgt het kanaal fijn in je eigen omgeving erbij en ontvangt zelfs notificaties.

Wat mij betreft heb je twee opties om gedeelde kanalen te gebruiken:

1. Intern gebruik waar je een samenwerking hebt intern waar mensen aan moeten deelnemen die niet lid zijn van het team. Bijvoorbeeld een event voor marketing waar je bestanden en communicatie voor op wil pakken. Het delen van gegevens aan het hele bedrijf of een specifieke groep personen gaat fantastisch met Teams connect.
2. Samenwerkingen met externen. Vooral samenwerkingen die erg nauw zijn. Je kunt hier denken aan een overname of een zusterbedrijf waarmee je wilt samenwerken. Vanuit twee kanten moet je goedkeuring geven dat je wilt samenwerken. Dus in je eigen tenant als in de tenant waar je mee wilt samenwerken. Je kunt daar specifieke personen beschikbaar voor stellen of de hele organisatie.

De optie gedeelde kanalen zit alleen in public preview van Teams. Een bepaald persoon, groep of de hele organisatie kan een policy krijgen dat ze gebruik mogen maken van de optie public preview. Dat betekend dat je net wat voor loopt in het originele uitrol van Microsoft Teams en je soms dus functies hebt die nog niet officieel uit zijn.

Toch zit er ook een nadeel aan het gebruik maken van gedeelde kanalen. Daarom denk ik dat het specifiek is voor organisaties die nauw samenwerken. Met het aanmaken van een samenwerking heb je het niet meer over B2B samenwerking maar je hebt het over B2B direct connect. Je geeft een vertrouwen in dat jullie als organisaties met elkaar mogen samenwerken op tenant gebied. Dat is anders dan dat je een gastgebruiker uitnodigt. Je bent daarbij dan ook afhankelijk van de organisatie waarmee jij samenwerkt of deze organisatie zijn of haar zaakjes goed op orde heeft en juist heeft ingesteld. Zie settings hieronder.

Deze samenwerkingen kunnen alleen maar door Admins van M365 omgevingen worden ingesteld en jij moet dit zowel vanuit jouw omgeving als vanuit de omgeving waarmee je wilt samenwerken laten instellen door de Admin. Je geeft beide aan dat een samenwerking akkoord is! Dit doe je in het Azure Active Directory.

Uitdagingen hierin omdat je het niet meer over een gastgebruiker hebt:
• Naleving en monitoring zijn anders of zijn er niet
• Training van gebruikers. Wat mag je wel en niet delen en wie mag dit. Maar ook hoe doe je dat.
• Samenwerkingen die stoppen hoe ga je daarmee om
• Tenaamstelling van bijvoorbeeld teams (je kunt hier regels voor maken)
• Data privacy -> denk aan labeling (werkt op gastgebruikers)

De dingen die je wellicht wilt weten voordat je begint met Teams connect (gedeelde kanalen):
• Een gedeeld kanaal kan alleen aangemaakt worden door de team eigenaar.
• Met policy’s kun je instellen welke personen in jou organisatie gedeelde kanalen mogen aanmaken.
• Wanneer je nieuwe personen toevoegen aan een gedeeld kanaal en er is al een historie in dat kanaal dan zullen de nieuwe personen ook de historie te zien krijgen.
• Gedeelde kanalen met externen kan alleen als de cross channel settings in AD moet zijn gekoppeld. Iedere organisatie die met elkaar wil delen moet deze configuratie doorlopen.
• Het is goed om meer dan één eigenaar op een team te hebben.
• Elk gedeeld kanaal heeft zijn eigen settings dat de kanaal eigenaar kan aanpassen zoals het toevoegen en verwijderen van personen, toevoegen van tabs en de @mentions voor het hele kanaal.
• Bij een gedeeld kanaal wordt er een losse SharePoint site aangemaakt.
• Max 50 gedeelde kanalen per team (preview)
• Max 1000 gebruikers verdeeld over 50 teams. (preview)
• Planner, Forms en Stream tabs kunnen worden toegevoegd aan kanaal. Het is niet zo dat je een nieuwe planner kunt aanmaken maar alleen een bestaande kunt toevoegen.

Conclusie:

Interne samenwerkingen zijn fantastisch! Voor samenwerkingen met organisaties waar je veel mee samenwerkt. Vraag je af of de voordelen opwegen tegen de nadelen en stel eisen aan beveiligingsbeleid. Daarnaast is het altijd goed om bijvoorbeeld eerst eens een test op te zetten met een aantal Key-Users en te ontdekken hoe het werkt en hoe jullie het in de toekomst zouden willen inzetten.