Dat papiertje bij de balie waar je moet inschrijven wie je bent, hoe laat dat je komt en een handtekening erbij kennen we nu inmiddels wel. Maar past het nog bij deze tijd? Natuurlijk is het erg belangrijk dat je aan registratie doet en daar zullen zeker redenen voor zijn. Maar eigenlijk wil je als bezoeker niet je naam neerzetten of andere namen lezen. Laat staan met meerdere personen aan hetzelfde papiertje zitten. Je denkt direct… Oke deze andere personen hebben vandaag ook al dit papiertje een keer aangeraakt. Heel Corona-proof!

Wanneer je naar Forms gaat kun na het invullen van de juiste gegvens een QR code raadplegen. Precies deze code kunnen bezoekers bij de balie scannen met hun eigen toestel waardoor ze vervolgens in het Forms formulier uitkomen. Ideaal om een bordje bij de balie te zetten met de juist QR code erbij!

Zorg ervoor dat bepaalde velden verplicht zijn zodat deze altijd ingevuld dienen te worden. Je kunt ook nog vragen stellen als.. Wat zou je te drinken lusten of andere opmerkingen die achter gelaten kunnen worden :). Standaard gegevens zullen zijn Naam, telefoonnummer en geef je akkoord.

Daarnaast is het mogelijk om ook nog een bedankbericht toe te voegen.

Maak vervolgens een List aan waar je je gegevens wilt aan opslaan of wellicht tijdelijk wilt bewaren. Voeg de kolommen toe waar jou gegevens moeten komen te staan. Dus naam, e-mail, telefoonnummer etc

Start PowerAutomate. Open Mijn stromen en kies + Maken en vervolgens Geautomatiseerde Stroom.

Voer de juiste naam van je stroom. Bijvoorbeeld Registratie bezoekers. Zo kun jij je stroom herkennen. Kies de bovenste trigger van Microsoft Forms. Wanneer er een nieuwe reactie wordt verzonden. Klik op maken.

Kies het juiste Forms formulier dat je eerder hebt gemaakt. In dit geval ‘registratie voor bezoekers’.

Kies ervoor een nieuwe actie toe te voegen. Je gaat de reactie details van het Forms formulier ophalen.

Vervolgens ga je de List koppelen dat doe je door de volgende stap toe te voegen.

Daarbij zul je extra kolommen (de kolommen die jij hebt aangemaakt in List) ook zichtbaar zien in je PowerAutomate. Je zorgt ervoor dat de de Dynamic content (juiste gegevens van Forms op de juiste plek in je kolom terecht komen). Dus naam bij naam. Telefoonnummer bij telefoonnummer.

Als extra vervolgstap zou je nog kunnen denken de persoon toe te voegen in Forms waar deze persoon een afspraak mee heeft. Dat je vervolgens dus automatiseerd wanneer een Forms binnen komt en je afspraak er is er bijvoorbeeld een chat of kanaalbericht wordt gestuurd met de gegevens van de persoon die zich bij de balie heeft aangemeld. Niemand die nog even moet bellen of gegevens hoeft door te sturen.

Lijkt het je leuk om vaker tips te ontvangen?