Techtalk: Het opzetten van een Intranet in Microsoft Teams – Viva Connections

Met Viva Connections kun je jouw SharePoint intranet pagina wegzetten in Microsoft Teams. Microsoft Teams is niet meer weg te denken en natuurlijk wil je alle informatie zoveel mogelijk bundelen. Daar is Viva Connections nou precies voor bedoelt. In de volgende stappen leg ik uit hoe je dit als Admin in kunt stellen.

Stap 1: Zorg ervoor dat SharePoint opgebouwd is als Moderne SharePoint site. Uit het verleden had je een klassieke SharePoint site die standaard wordt aangemaakt vanuit Microsoft. Je kunt in het Admin center onder Actieve sites zien wat de homepagina nu op opgebouwd is. Bij het kopje sjabloon staat of Teamsite (klassieke versie) of Communicatie site.

Heb jij nog een klassieke versie staan dan maak je een nieuwe site aan en kiest dan voor Communicatie Site door te klikken op +Maken.

Vervolgens kies je een site naam. Bijvoorbeeld home, een adres, zet je de admin als owner van de site weg en selecteer je de juiste taal en klik je op Finish. Tip onder advanced settings kun je ook nog de tijdzone aanpassen en een beschrijving toevoegen.

Wanneer je Communicatie site is aangemaakt kun je deze gaan vullen met content. Je gaat je intranet dus vullen.

Je kunt jouw huidige SharePoint bedrijfsnaam.sharepoint.com vervangen door de nieuwe site. Maar wees goed voorbereid. Al jouw URL’s zullen veranderen en de oude site zal een archief worden. Je moet hier heer zorgvuldig over na denken wat voor effect dit kan hebben bij de huidige gebruikers. Je kunt er voor kiezen om deze content te gaan migreren naar een moderne SharePoint pagina. Want als al je content in een archief site gezet gaat worden zullen alle URL’s wijzigen. Zaken zoals OneDrive sync en dergelijke zullen niet meer bruikbaar zijn. Je kunt deze site vervangen wanneer je hier helemaal klaar voor bent en de gebruikers er zo min mogelijk last van hebben. Er mogen geen HUB koppelingen zijn. Je kunt dit doen door op de huidige bedrijfsnaam.sharepoint.com site te gaan staan en bovenin de optie vervang site te klikken. De nieuwe site gaat je startpagina wanneer je de nieuwe pagina hebt ingevoerd als URL en de oude site wordt een archief site.

Stap 2. Het is belangrijk om een Home Site te hebben zodat jou intranet look er mooi uit te komt te zien in Teams.  . Ga naar het Admin beheercentrum van SharePoint en klik op Instellingen. Bij de optie Startpagina kun je jouw SharePoint pagina instellen als een homepagina. Dat is de nieuwe communicatie site je net hebt aangemaakt en de URL plak je hierin. Wil je hier meer over lezen dan kun je dat hier vinden.

Stap 3. Ga aan de slag met de SharePoint App bar voor navigatie. Je kunt dit uiteindelijk terugvinden in je App in Microsoft Teams onder het kopje Resources. Je navigatie is super belangrijk voor optimaal gebruik! Hier kun je zien hoe je dit kunt instellen.

Stap 4. Maak een dashboard met relevante informatie. Zo kun je bijvoorbeeld de app die je gebruikt in je organisatie hier weg zeten om makkelijk te gebruiken. Of een doorklik naar Yammer. Maar ook een doorklik naar een bepaalde website! Kijk vooral waar de gebruikers behoefte aan hebben. Je leest hier hoe je het dashboard kunt aanmaken.   Hieronder zie je een voorbeeld.

Stap 5. Zorg ervoor dat in jou Intranet pagina de feed met SharePoint nieuws en Yammer zichtbaar is. Al jou collega’s zullen zo op de hoogte blijven van nieuwe ontwikkelingen en communicatie vanuit de organisatie. De widget heet Feed voor Viva Connections.

Stap 6. Dan wil je natuurlijk dat iedereen de App standaard in Teams heeft. Dat kun je in de Teams admin instellen Je kunt dit doen door naar Teams Admin center te gaan. Je kunt hier zien hoe je dit kunt instellen. Evenals een mooi logo en kleur.

Stap 7. Zorg dat de gebruikers op de hoogte zijn van Viva Connections en hoe ze dit kunnen gebruiken. Geef ze uitleg waar dit voor is en wat het specifiek voor hun gaat opleveren.