Forms formulieren worden meer en meer gebruikt. Vaak worden deze aangemaakt op een persoonlijk profiel maar deze kun je ook koppelen aan een groep. Zo kun je gezamenlijk de uitkomsten bekijken of het formulier aanpassen.
Wanneer je een groepsformulier hebt gemaakt ontvang je alleen geen notificaties wanneer een persoon een reactie heeft gegeven. Dit komt omdat er geen persoon meer aan het formulier hangt maar dat dit dus een groep is geworden. Toch kun je wel als Admin instellen dat de groep een melding ontvangt.
Je kunt de volgende stappen doorlopen:
- Ga naar je Forms applicatie via https://forms.office.com/.
- Scroll naar mijn groepen. Je kunt deze helemaal onderin vinden.
3. Klik op een groep waar jij een email notificatie van wilt ontvangen. Rechtbovenin zie je jou groep staan en wie daar dan ook lid van is. Klik vervolgens op de +3 leden en je komt Outlook web terecht.
4. Klik op de groep en gebruik je rechtermuisknop. Kies vervolgens bewerken.
5. Zorg ervoor dat je alle vinkjes aan zet rondom Toestaan dat personen buiten de oragnisatie een e-mail verzenden naar de groepen en Leden ontvangen alle gesprekken en gebeurtenissen van de groep in hun Postvak IN en klik op Opslaan.
Nu kan de Admin van jou IT omgeving aan de gang in het Admin center. Volg de volgende stappen:
- Ga naar Groepen en dan Actieve Groepen
- Zoek de groep op en ga vervolgens naar het Instellingen tabje.
3. Selecteer de vinkjes Toestaan externe zenders om de groep te e-mailen en verzend kopie van groepsgesprekken en evenementen naar leden.
Vervolgens kun je naar het Forms Formulier gaan waar je meldingen van wilt onvangen. Je klikt op de drie puntjes en gaat naar instellingen. Je zet het vinkje e-mailmelding ontvangen voor elk antwoord aan. Jij en je de leden van de groep ontvangen nu emailnotificaties wanneer iemand het formulier heeft gebruikt.
Femke Cornelissen 