Yes, mijn eerste Microsoft blog kwam een paar dagen geleden online. Je kunt hem dan ook in onderstaande link vinden.

✨Workflows in Microsoft Teams for more productivity ✨

Wil je hem liever in het Nederlands lezen? Speciaal voor jou heb ik hem ook nog uitgeschreven in het Nederlands.

Microsoft Teams is de plek om samen te werken met je team, project of groep. Met de Teams App kun je chats, oproepen, vergaderingen en samenwerking gebruiken in documenten, maar heb je ook de mogelijkheid om Apps toe te voegen aan je Teams App met M365 apps of externe partijen. Jouw Microsoft Teams-app is uw werkhub voor dagelijks werk. 

Maar tegelijkertijd loopt alles de hele dag door elkaar. Samenwerkingen vanuit het bedrijf, afdelingen, werkgroepen, externe partijen maar ook eigen gebruik. Verschillende werkwijzen komen samen; bijvoorbeeld de chats die je krijgt, moet je mogelijk een actie instellen en werken met taken in verschillende teams. Wanneer je repetitieve taken en processen automatiseert met werkstromen, geeft dit je meer overzicht en geeft het je de mogelijkheid om wat tijd te besparen. 

Natuurlijk heb ik mijn eigen uitdagingen gehad met de manier waarop ik werk. Ik probeer werkafspraken te maken met elke groep waarmee ik werk. Je kunt hierbij denken aan: waar verzamelen we onze documenten, welke tabbladen hebben we nodig, hoe gaan we om met taken en wat verwachten we aan reactiesnelheid op berichten. 

Wat zijn mijn uitdagingen? 

  • Ontvang regelmatig chats als ik vrij ben en mijn collega’s op andere dagen werken 
  • Verschillende teams hebben verschillende werkmethoden rond het werken met planner of taken 
  • Werk ’s avonds en als ik collega’s benader zijn ze niet aan het werk en willen ze hen niet storen. 
  • Ik lees chats tussendoor en haal ze soms uit het zicht 
  • Geen overzicht meer  

Wat kun je bereiken met werkstromen? 

  • Werk zoals jij dat wilt 
  • Neem sneller beslissingen 
  • Stel u in staat om meer te doen 

Hoe kun je aan de slag? 

In Microsoft Teams heb je de Icon Apps aan de linkerkant. Wanneer u daarop klikt, kunt u doorklikken naar werkstromen.

Dan zie je daar allerlei sjablonen voor je. Heel gemakkelijk te vinden in verschillende categorieën.

Wanneer je een werkstroom kiest, stel je deze in met verschillende verbindingen; bijvoorbeeld Microsoft Teams en OneNote, gebruik goedkeringen of en een van de andere M365-apps. De sjablonen zijn er al voor je! 

Nadat je een werkstroom hebt ingesteld, ontvang je een bericht van Power Automate in jouw chat waarin staat dat de workflow is geactiveerd. 

Je kunt de werkstromen in je chat gebruiken en de stippen na je bericht selecteren. Ga naar het tabblad Meer acties. Er zijn alle werkstromen die je hebt ingeschakeld. 

Mijn favoriete werkstromen sjablonen die ik gebruik:

  1. Opvolgen van een bericht – melding: Wanneer iemand je een chat stuurt, kun je een follow-up instellen. Je krijgt een activiteit melding wanneer het tijd is om op te volgen. Ik gebruik dit veel als mensen me een bericht sturen en daar moet ik later iets mee doen om een antwoord te geven of wat tijd vrij te maken om erover na te denken!
  2. Opvolgen van een bericht – To do: Ik gebruik de To-Do app de hele tijd. Mijn planner bords, dagelijkse werktaken en dingen die ik wil doen zitten in mijn To-Do. Nu heb ik ook mijn chats in To-Do die ik moet opvolgen! Ik hoef dus niet meer te zoeken of te vergeten! En, blijf ik mijn taken bij elkaar verzamelen!
  3. Opvolgen van een chat – vergadering: wanneer je chats krijgt, maar je wilt deze in een vergadering bespreken, kunt je direct een Teams-vergadering maken. Je hoeft niet terug te gaan naar je agenda en de details uit de chat in Teams te vinden. Als je later wilt reageren, gebruikt je gepland verzenden of de sjabloon
  4. Antwoord later: deze functie Gepland verzenden is beschikbaar in Openbare voorvertoning. Als je deze functie nog niet hebt, kun je de sjabloon voor antwoorden op latere gegevens gebruiken in jouw werkstromen. Ik gebruik dit veel als ik weet dat mijn collega’s op dat moment niet vrij zijn. Ik zal mijn bericht sturen als ze weer aan het werk zijn!
  5. Mijn chat opslaan voor later: Wanneer collega’s chats verzenden die je later wilt zien en bespreken, kun je deze verzamelen in OneNote. Ik heb een overzicht opgezet met verschillende onderwerpen. Soms gebruik ik het ook met projecten en klantinformatie.