Hoe tevreden zijn je medewerkers nou echt? Een medewerkerstevredenheid onderzoek zelf maken, versturen en ook nog eens de data verzamelen. Ik laat je zien hoe je deze informatie in een Forms formlier verstuurd in Microsoft Teams en vervolgens de info borgt in een Microsoft List waar je zelfs nog nieuwe jaartallen van gegevens kunt verzamelen en kunt vergelijken! Meten is weten.

Waar start je? Je maakt een Microsoft Forms aan en gaat dus eerst naar de app Forms. Waar je vervolgens op nieuw formulier klikt.

Je begint met het maken van een verplichte open vraag. Wat is je naam?

Voor een neiuwe vraag kun je kiezen wat voor soort vraag je wilt stellen. Denk aan keuzevraag, tekst, rating van sterren of nummers, en datums. Ook zitten er nog meer opties wanneer je het pijltje naar beneden klikt waar een ranking, like, en promotie score te gebruiken is.

Ook heb je ook nog een Section keuze. Je kunt zeggen wanneer er een antwoord op de ene vraag JA is dan hoef je de volgende vraag niet te antwoorden en kun je een of meerdere vragen overslaan. Is de vraag NEE dan moet je door naar de volgende vraag. Ook handig is het om je vragen verplicht te maken zodat alles goed wordt ingevuld en het niet gesloten kan worden zonder dat jij gegevens mist.

Je Forms is klaar. En nu gaan we het formulier koppelen aan Power Automate. Dat is natuurlijk handig om dat eerst te doen voordat je het deelt in een Team. Want anders mis je misschien al uitkomsten in je List. Handig is om eerst een List aan te maken. Zorg ervoor dat je een list maakt op een plek waar de juiste mensen bij moeten kunnen. Een team die betrokken is Teams of een SharePoint site waar de list in staat. Je kunt de list app ook gebruiken en daar een locatie selecteren. Je komt daar door naar http://www.office.com vervolgens op de 9 puntjes te klikken linksboven in en List te zoeken. Wanneer je een nieuwe list hebt aangemaakt zorg je dat de vragen die je in het Forms formulier zijn aangemaakt overeen komen met de kolommen in List. Zoals naam, E-mail maar ook de andere vragen die je wilt verzamelen.

Zijn alle vragen gelijk aan de kolommen in List? Dan ben je klaar om nu echt naar Power Automate te gaan. Daarin klik je ook weer op de 9 puntjes en zoek je de app PowerAutomate op. Vervolgens klik je op create en nieuwe geautomatiseerde cloud flow.

Maak een flow naam en zorg dat je de juiste Triggers selecteer. In dit geval Forms (when a new response is submitted) en klik vervolgens op Create.

Vervolgens zorg je dat de volgende stappen worden gemaakt. Alleen zorg jij ervoor dat het adres van de List goed staan. De juiste list naam.

Uiteindelijk ga je de list en forms koppelen. De uitkomsten van het formulier moeten in de kolommen komen die jij eerder hebt aangemaakt in List. Je ziet hier bijvoorbeeld een kolom Title dat zou een tabel in List moeten zijn. Wanneer je in het lege vaak gaat staan komen er diverse opties naar voren wat er ingevuld zou moeten woren vanuit het Forms dat je eerder heb ingevoerd deze Power Automate.

Wanneer je achter de blokjes gaat staan in de Power Automate zie je de opties van zelf tevoorschijn komen rechts onderin met Dynamic Content.

Klik op save in je Automate en je bent klaar om te gaan testen!

Wanneer je terug gaat naar Forms ben je klaar om te kunnen delen van je Formulier. Klik op Collect Responses (verzamel reacties) om je forms te kunnen delen en gegevens op te halen. Wil je dit delen alleen in je organisatie of er ook buiten. Kijk goed welke link je gebruikt zodat je deelactie ook werkt. Vervolgens kun je het linkje wegzetten in een Team door op een +je te drukken en te kiezen voor Forms. Je kiest het net gemaakte Forms formulier. Let op dit staat op je personal account. Je kunt ook een groepsformulier maken wanneer je wilt samenwerken in een groep in het formulier of mensen er standaard bij moeten kunnen.

Natuurlijk kun je het linkje ook nog even delen in een chat.

Je bent klaar om je gegevens te verzamelen!