Afgelopen week was het dan zo ver. Na een hele lange tijd ben ik eindelijk weer een keer met mijn familie op vakantie geweest! Ik ben iemand die vaak nog wel even mijn mail bekijkt, Yammer check of een Teams berichtje bekijk. Of eigenlijk ook nog wel een Microsoft examen leer. Maar omdat ik nu zoooo toe was aan vakantie (na covid) besloot ik me even af te zonderen en te focussen op mijn familie. Mocht ik iemand me nodig hebben dan bellen ze me vast! Dat was ook zo. Ik ben 0 x gebeld. Dat ga ik zeker vaker doen!

Ik kan me voorstellen dat je net als ik niet zo goed alles uit kan zetten en jezelf helemaal afmeld van M365. Bijvoorbeeld je e-mail en je Teams. Daarom heb ik een aantal tips gemaakt die jou misschien wel kunnen helpen om niet helemaal offline te gaan maar het werk klaar te maken voor na je vakantie of om gefocused te kunnen werken en je werkzaamheden te verplaatsen naar een focus moment op de dag.

De tips die mij helpen:

  • Natuurlijk voor de hand liggend is het instellen van je afwezigheidsassistent in je Outlook. Maar daarmee krijgen personen die jou willen contacten via Teams ook een bericht te zien dat je afwezig bent.
  • Gebruik je Outlook op je mobiel? Dan kun je een bericht uitstellen. Daarmee zorg je ervoor dat je bericht niet zichtbaar is op dat moment maar zichtbaar wordt gemaakt op een bepaalde dag of tijdstip. Dat kan handig zijn als je een focus moment hebt op een dag of tijdstip en dan je mail weer zichtbaar is geworden. Dat werkt fijn als je taken/mail wegwerkt vanuit je Outlook.
Gebruik de drie puntjes wanneer je in een Outlook bericht zit.
  • Een taak maken. Je kunt direct een taak aanmaken vanuit je Outlook mobiele applicatie en deze komt terecht in je Microsoft To Do.
In Outlook mobiel
  • Krijg je een bericht binnen in Microsoft Teams. Je hebt het gelezen… En dan ben je het al weer vergeten zodra je weer aan het werk bent en staat je chat ergens onderaan. Maak gelijk een taak aan van het berichtje dat je hebt gekregen zodat deze bv in je To-do terecht komt. Of dat je een reminder ontvangt dat je nog wat moet doen met het bericht. Je kunt hier Workflows voor aanmaken. Lees hier hoe je een workflow voor Teams kunt maken.
In Teams achter chatbericht 3 puntjes
  1. Een Teams bericht delen in Outlook (zie afbeelding hierboven). Zo komt het bericht nog een keer naar jou toe in je e-mail. Mijn voorkeur heeft wel om juist mijn te verminderen en niet mezelf met acties te maken. Daarom is direct een taak aanmaken natuurlijk nog handiger. Maar de optie is er zeker.
In Teams chat bericht de drie puntjes aanklikken

Conclusie: werkwijzen en verwachtingen zijn de afgelopen jaren verandert. Het is goed om hier duidelijke werkafspraken en werkwijzen onderling af te spreken. Kijk vooral ook wat voor jou werkt op dagen dat je vrij bent of wanneer je communicatie binnen krijgt maar je focus ergens anders ligt. Maak het voor jezelf zo makkelijk mogelijk! Verzamel je taken en geef de juiste prio mee aan je taak.