Heerlijk van die brainstorm sessies met een klant om hun onboardingsproces in kaart te brengen en daarmee zoveel mogelijk te automatiseren met behulp van Power Automate. Daar maak je me echt blij mee. Een proces uittekenen op een bord en het gehele proces uitschrijven. Altijd zijn er zaken te automatiseren maar kom je ook nog eens op punten uit waarvan er gedacht wordt. Dat kan misschien wel beter!

Het begint allemaal bij een sollicitatie. Van voorgesprekken tot een telefoontje dat deze persoon gaat beginnen. Je wilt je nieuwe werknemers de allerbeste indruk geven van hun toekomstige werkgever. Hoe leuk als je een uur na dat belangrijke telefoontje er een proces gaat draaien.

Je start met het verzamelen van gegevens via een Forms formulier. Je kunt hier denken aan:

  • Naam
  • Geboortedatum (kun je gebruiken voor verjaardagsfelicitatie)
  • Datum in dienst (kun je gebruiken voor jubulieum)
  • Adres (kun je gebruiken voor het versturen van een bosje bloemen of een start pakket of wat dan ook)
  • Nieuwe mailgegevens (voor interne IT belangrijk)
  • Startdatum
  • Manager (handig om manager in te plannen op startdatum en een moment voor tekeken)
  • Uploaden van diploma’s en gegevens
  • Versturen van video’s (leuk om in de maand voordat iemand start wat voorbereiding te sturen)
  • Werkwijze document
  • Trainingen
  • Meer info over de organisatie om nog eens door te lezen
  • Standaard afspraak na 3 maanden of 6 maanden. (of een reminder)

Allerlei gegevens die je kunt verzamelen en waar je diverse acties op kunt laten draaien. Welke rol heeft iemand en welke manager hangt daaraan vast moet werkzaamheden of actie x gebeuren. Startdatum x moet manager x op een vrij moment ingepland worden. Adres x moet zoveel dagen voor x startdatum een pakketje met gegevens ontvangen met een boodschap en een kaartje. Alle informatie vanuit Teams verzamel je in een List!

Je kunt alle kanten en je nieuwe collega goed informeren en kennis laten maken! Daarnaast kun je bepaalde processen automatiseren en herinneringen voor de toekomst maken. Zoals na 6 maanden contract verlenging of een reminder op een willekeurige datum die je hebt verzameld.

Je PowerAutomate kun je instellen op voorbeelden als… Dan een mail versturen. Dan een Teams bericht sturen met informatie. Een planner taak aanmaken. Maar ook een agenda afspraak maken. In PowerAutomat zitten diverse sjablonen die het opzetten van een basis proces niet zo moeilijk maakt. Zo kun je steeds verder bekijken wat je nog meer kunt gaan uitbreiden.