Soms denk je dat er een bepaalde manier van werken is maar weet je het niet zeker. Of heb je echt geen idee welke apps en toolings je organisatie nou precies gebruikt worden door je collega’s. Ik raad je aan om in het Admin center de rapportages regelmatig eens te bekijken. Je kunt hier interessante informatie uithalen zoals:

  • waar slaat men zijn of haar documenten op
  • wat is het mailgebruik
  • hoeveel actieve gebruikers zijn er
  • wat is de teams activiteit en dan ook op welke manier wordt er dan gecomunnuniceerd in Teams
  • hoeveel wordt OneDrive gebruikt en door wie
  • hoeveel bestanden worden er gesynct vanuit SharePoint en door wie
  • hoe wordt Yammer en Forms gebruikt
  • gebruik Viva Insights / Viva Learn

Het mooie van deze rapportages is dat je kunt bijsturen. Wil je dat er minder gemaild gaat worden in de organisatie en meer gebruik gemaakt moet worden via Teams dan kun je deze data op den duur goed in zien en weet je of jij resultaat hebt behaald. (mocht dat een doel zijn). Een ander voorbeeld kan zijn dat je wilt dat men OneDrive gebruikt voor tijdelijke of persoonlijke bestanden dan zou je zeggen dat daar geen opslag van een aantal 10000 bestanden per gebruiker op zouden moeten staan. Of misschien wel als je als organistatie die keuze juist wel hebt gemaakt. Maar je kunt hier dan uiteindelijk naar vragen en waar nodig bijsturen. Zo weet je waar er meer aandacht kan worden besteed bije en bepaalde groep of dat je een tooling wat meer onder de aandacht kan brengen.

Het is natuurlijk erg afhankelijk van de doelen en werkafspraken die je hebt gemaakt onderling en waar jij de gebruikers in los laat of wilt bijsturen om zo gebruikersvriendelijke maar ook zo veilig mogelijk te werken. Je kunt hier denken aan welke bestanden slaan we bijvoorbeeld op in OneDrive? Sla zoveel mogelijk op de SharePoint of Teamssites want bij ziekte of wanneer je uit dienst gaat zullen de bestanden of niet toegankelijk zijn voor andere of verloren gaan.

Het mooie is dat je in alle rapportjes door kunt klikken en namen (standaard staat dit nu tegenwoordig uit. Je kunt dit weer aanzetten door naar Admin enter te gaan -> Settings -> Org Settings -> Rapportages).

Ook is het mogelijk om je data in PowerBi te krijgen rondom het gebruik van M365. Wel moet je daarvoor een PowerBi Pro licentie hebben. Je kunt er meer over lezen hoe in te stellen en te gebruiken hier.

Het standaard rapport over het gebruik is 7, 30, 90 of 180 dagen in het Admin center. Verder terug kun je niet. Je kunt hier lezen hoe je naar het rapport gaat dat standaard in Admin center zit en welke rollen je daarvoor moet beschikken.