De resultaten van een Forms formulier zijn terug te zien in Forms zelf of in een Excel die je kunt openen. Toch merk ik dat gebruikers het fijn vinden om deze gegevens in een Microsoft List te hebben die makkelijk terug te vinden zijn in je Microsoft list App of een plekje op SharePoint. Of om meerdere personen makkelijk de uitkomsten te laten zien. Vooral als het forms formulier een proces is dat vaak wordt gebruikt. Je kunt hier denken aan evaluatie formulier voor je werkzaamheden of bijvoorbeeld indiensttreding formulier. Deze gegevens worden door diverse personen op verschillende dagen/tijden ingevuld.
Allereerst maak je een List op een plek waar de personen die de uitkomsten moeten zien bij kunnen. De kolommen moeten gelijk zijn aan de Forms vragen die je hebt gemaakt in je Form formulier.
Vervolgens ga je naar Power Automate en klik je op “create”. Je kiest voor Automated Cloud Flow. Wanneer het Forms fomulier is ingevuld gaat de flow pas werken.
Vul een naam in voor je flow en kies When a new response is submitted van Forms als Trigger en klik op “create”. Je zoekt het Forms formulier dat je eerder hebt gemaakt.
Vervolgens kies je Get response details van Forms. Daar haal je weer je Forms op.
Bij Response ID kies je Response ID.
Je maakt een nieuwe stap. We gaan je lijst koppelen. Je kiest zoekt op SharePoint en kiest Create Item. Je kiest de juiste URL van de SharePoint waar de List op staat en kiest de Lijst naam.
De kolommen die je hebt gemaakt in je SharePoint list ga je koppelen aan de vragen in Forms. Je kiest welke gegevens waar komen.
Je klikt op Save en test je forms of de gegevens op de juiste plek zijn gekomen. Staan je test gegevens erbij in je List! Dan ben je klaar!
Femke Cornelissen 