Werk je de hele dag vanuit de e-mail. takenlijst of je agenda? Er zijn diverse manieren van werken. De komende weken geef ik een aantal tips uit het boek Grip waar ik echt enthousiast over ben die jou misschien ook op weg zou kunnen helpen om meer grip te hebben op je werkzaamheden. Ik gebruik Outlook in combinatie met Microsoft To-do.
Stap 1: Prioriteiten geven
Prioriteiten geven aan taken en hoe je die bepaalt? Dat begint bij je verantwoordelijkheden. Het volgende lijstje helpt je snel een overzicht te krijgen van je verantwoordelijkheden:
- Je taakomschrijving en functieomschrijving
- De doelen van je bedrijf, afdeling of team
- Je prioriteiten zoals je die met je leidinggevende hebt afgestemd
Stap 2: Filteren van je huidige taken
Zorg ervoor dat al je huidige taken als volgt zijn gefilterd:
- Belangrijk en urgent: het gaat hierom om projecten of activiteiten die direct moeten gebeuren.
- Belangrijk en niet urgent: wanneer je deze taken deze week laat liggen zal er niet meteen iets in de soep lopen. Maar pas op dit zijn vaak activiteiten en projecten die je op de lange termijn verder helpen. Denk aan het nadenken over een strategie, het verbeteren van werkprocessen in je team, het investeren in relaties of het investeren in jezelf.
- Urgent en niet belangrijk: dit zijn taken die jezelf op de lange termijn niet verder helpen, maar deze week wel om je aandacht schreeuwen. Vooral verzoeken van andere lijken vaak grote spoed te hebben, terwijl ze soms best een dag of zelfs een week kunnen wachten. Mocht je de taken blijven uitstellen en de mogelijkheid hebt om deze taken te delegeren of uit te besteden doe dat dan ook.
- Niet belangrijk en niet urgent: dit zijn taken die je niet wilt, want het helpt je op geen enkele manier verder. Vergaderingen zonder duidelijk doel vallen ook in deze categorie.
We zijn geneigd om veel werk te doen dat valt onder belangrijk en urgent. Urgente taken met een harde deadline. En als we niet met dit type werk bezig zijn, zijn we brandjes aan het blussen. Urgent, maar op een lange termijn niet belangrijk.
Stap 3: Agenda vullen
Na deze voorbereiding kun je je agenda gaan vullen met je taken. Zo weten andere dat je werkzaamheden hebt uit te voeren en kun je niet overstromen met werk. Let daar op de volgende punten:
- Noteer alleen activiteiten in je agenda die minimaal een half uur duren. Taken die je binnen het half uur kunt afronden noteer je op je takenlijst.
- Zorg ervoor dat je 20% van je agenda niet vult zodat je ruimte hebt om je kleinere taken af te ronden. Zo heb je ook een buffer voor onvoorziene taken.
- Kies het juiste moment en de juiste locatie. Is de taak die je gaat uitvoeren geschikt in de ochtend?
- Zorg dat je de juiste omschrijving gebruikt zodat het helder is wat voor taak je gaat uitvoeren.
Femke Cornelissen 