Wanneer je in SharePoint een Microsoft List wilt maken heb je de keuze om templates te gebruiken. Zo heb je super handige templates vanuit Microsoft zelf die je kunt gebruiken. Maar daarnaast kun je ook List instellen vanuit je organisatie. Ideaal als je wilt dat een ieder dezelfde list kan gebruiken zonder te moeten zoeken of navraag te moeten doen. Het sjabloon kun je ook blijven aanpassen bij de werkwijze die bij jullie past.

Een paar voorbeelden waarbij ik regelmatig zie dat er voorbeelden gebruikt worden zijn dat. Nieuwe medewerker in dienst, project template, maar ook bijvoorbeeld marketing lijst met acties.

Wanneer je klikt op maak een nieuwe lijst zie je staan van Microsoft maar ook van uw Organisatie. De standaard sjablonen van Microsoft zijn trouwens erg goed!

Je kunt er voor kiezen een kopie te maken vanuit een bestaande lijst in SharePoint, zonder dat je een sjabloon nodig hebt, maar als je meerdere sjablonen hebt in de organisatie is het handig deze onder het kopje van uw organisatie te laten hangen zodat het voor alle gebruikers handig en duidelijk is. Wanneer jij weet welke List een sjabloon voor de organisatie open gezet moet worden is het tijd om PowerShell te openen.

Doorloop de volgende stappen:

  1. Ga naar het start menu en open PowerShell, klik met je rechtermuisknop en kies Run as Administrator.
  2. Hier zijn de officiële instructies van Microsoft over dit proces en hun koppeling naar Download de nieuwste SharePoint Online Management Shell, die je nu nodig hebt.  Je moet de SharePoint-beheerdersrol in jouw tenant hebben om de volgende stap te kunnen uitvoeren.
  3. Aan het begin van mijn script voer ik altijd een “Update-Module” -opdracht uit om ervoor te zorgen dat de SharePoint PowerShell op mijn computer de nieuwste versie heeft. 
1 Update-Module Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell

2 Connect-SPOService -Url “https://yourcompany-admin.sharepoint.com”

3 $extracted = Get-SPOSiteScriptFromList –ListUrl “https://yourcompany.sharepoint.com/sites/yoursite/Lists/YourList”

4 $listscript = Add-SPOSiteScript -Title “TEMPLATE” -Description “COMPANY TEMPLATE” -Content $extracted

5 Add-SPOListDesign -Title “TEMPLATE” -Description “COMPANT TEMPLATE” -SiteScripts $listscript.Id -ListColor Blue -ListIcon BullseyeTarget –Thumbnail “https://yourcompany.sharepoint.com/sites/yoursite/SiteAssets/yourimage.jpg“

Wanneer je verbinding maakt met de opdracht Connect-SPOService bij punt 2 gebuik je de naam van je tenant met daarbij admin.sharepoint.com. Je moet hierbij beheerder zijn van de tenant om deze templates te kunnen plaatsen.

In puntje 3 verwijs je naar waar de huidige lijst is die je wilt kopiëren, om Get-SPOSiteScriptFromList uit te voeren. Dit is de volledige URL naar de lijst en merk op dat ik niets achter de naam van de lijst heb opgenomen, er zijn geen allitems.aspx.

Met puntje 4 gebruik je de lijst die je zojuist hebt verkregen en voert de opdracht Add-SPOSiteScript erop uit. Hier vertel je wat dat de titel en beschrijving moeten zijn, maar dit is alleen de titel en beschrijving van het sitescript, niet de sjabloon die eindgebruikers te zien krijgen.

Bij 5 worden jouw lijstsjabloon toegevoegd aan de lijst met sjablonen voor ‘Uit uw organisatie‘. De titel en beschrijving die je hier typt, worden weergegeven wanneer eindgebruikers de sjablonen bekijken die je uit jouw organisatie kunt kiezen.

Het laatste deel van de code, de thumbnail, is waar je het vertelt welke afbeelding je moet gebruiken om je lijst weer te geven. Je kunt hier naar een afbeelding verwijzen die al ergens in een bibilotheek staat op SharePoint. Hier moet iedereen wel toegang tot hebben.

Dat is het! Wanneer je een sjabloon gebruikt zijn er geen gegevens vooraf ingevuld.

Wil je op de hoogte blijven wanneer ik een nieuwe blog online plaats? Abonneer je dan!