Vandaag bestaat OneDrive 15 jaar en is het niet meer weg te denken in onze dagelijkse werkwijze. Althans de mijne zeker. OneDrive staat voor flexibiliteit, stabiliteit en makkelijk in gebruik tussen verschillende platformen. Wanneer een bestand is gesynchroniseerd in de Cloud kun je er in principe vanaf elk device dat je wilt benaderen. Daarnaast heeft de OneDrive voor Business een opslag van 1 TB aan ruimte.

Veelal zie je dat OneDrive wordt gebruikt als persoonlijke schijf, het delen van bepaalde mappen met externen of het samenwerken in een document voordat het bijvoorbeeld definitief is.

Een aantal tips rondom OneDrive waar je misschien nog niet vanaf wist:

Backup je computer bestanden

Wanneer je een OneDrive app op je computer hebt staan kun je ervoor kiezen je bestanden die je lokaal hebt staan ook op OneDrive op te slaan. Zo kun je deze niet snel verliezen. Ga naar het OneDrive icoontje en klik met je rechtermuisknop op het icon. Klik op Help & Setting en vervolgens op Setting. 

Kies het tabje Backup en dan Manage backup

Je kun selecteren welke gegevens je als back up wilt instellen. Start Backup!

Een bestand delen wat niet gedownload mag worden of vervaldatum instellen

Wanneer je een bestand wilt delen kun je dat doen door op de rechtermuisknop te drukken op het bestand en vervolgens door te gaan naar delen.

Kies hoe je het document wilt delen.

Je komt in de in de link settings terecht. Waar je kunt kiezen hoe je het bestand kunt delen evenals het toestaan van bijvoorbeeld blokkeren van downloaden van het bestand. Wanneer je organisatie open heeft staan dat je een bestand kunt delen met iedereen met een link kun je ook een paswoord instellen of een verval datum. Let wel op als je link iedereen met een link wilt delen betekend het dat dus ook iedereen met die link bij het bestand kan. Doorsturen van de link is dus toegestaan!

Bestanden offline en online benaderbaar via de verkenner

Een van de dingen die ik ontzettend vaak tegenkom is dat men alle bestanden laat syncen naar de verkenner. Je OneDrive bestanden maar ook via de Sync met SharePoint. Wat veel mensen niet weten is dat je ook kunt kiezen dat je niet alle folders synct. Door naar je OneDrive icoon te gaan en op je rechtermuisknop te klikken en dan settings.

Je kunt kiezen welke folders je wel of niet laat syncen. Door op Choose folders te klikken.  

Zo kan ik bepaalde folders uitzetten voor sync.

Je hebt drie opties waar en hoe een bestand staat opgeslagen en of alleen online benaderbaar of ook offline.

Ideaal om bepaalde bestanden wel gesynct te hebben om bijvoorbeeld te gebruiken wanneer je ergens wilt werken zonder internet zoals de treind of een restaurant.

Door op je document te gaan staan en rechtermuisknop aan te klikken kun je kiezen Always keep on this device. Je document krijgt dan een volledig groen vinkje.

Gedeelde bieb maken

Een gedeelde bieb kun je aanmaken in de Online omgeving van OneDrive via je browser. Kies Gedeelde bibliotheek maken.

Kies en naam en nodig andere uit. Vervolgens kun je na het aanmaken van een gedeelde map de bestanden syncen als je op synchronisatie icon klikt in je online OneDrive omgeving.

Persoonlijk gebruik ik vooral Teams omgevingen of heb al een SharePoint site waar mijn documenten kwijt kan. Maar hiermee maak je een Groep aan en wordt er een SharePoint site gemaakt.

OneDrive app op je mobiel

Er zijn een aantal dingen er goed aan de OneDrive app. Allereerst het zoeken tussen je OneDrive bestanden evenals je SharePoint bestanden. Deze app is beter in gebruik dan de SharePoint app in mijn ogen. Vooral ook lekker handig als je foto’s op je mobiel of iPad hebt staan die je op een plek online kwijt wil.

Daarnaast kun je handig gebruik maken van de camera optie in OneDrive. Deze zie ik weleens terug in het gebruik bij het scannen van bijvoorbeeld pakbonnen. Het maakt een mooie kader om een stuk papier heen waardoor je gelijk een perfecte uitsnee hebt.

Wil je op de hoogte blijven wanneer ik een nieuwe blog online plaats? Abonneer je dan!