Zeker in de periode van Covid heb ik enorm veel reserveersystemen mogen maken uit naam van Tredion wanneer je maar met een x aantal personen naar kantoor mag. Nog steeds kom ik veel bedrijven tegen waarvan inmiddels men weer op kantoor mag werken zonder beperkingen maar dat er nu niet meer voldoende werkplekken zijn voor alle medewerkers. Dan is deze oplossing in Microsoft Bookings nog steeds een erg fijne oplossing.
Je kunt Bookings ook gebruiken voor assetmanagement of voor het reserveren van een werkplek op kantoor, het delen van een auto of bijvoorbeeld een beamer.
Je hebt Office 365 Exchange online admin rechten nodig en enige kennis van PowerShell. Dit laatste is niet echt noodzakelijk maar wel handig als je een bulk import wilt doen van werkplekken.
Je kunt de volgende stappen volgen om een werkplek systeem op te zetten.
- Open Exchange admin center en ga naar Resources
2. Kies Equipment mailbox en voer de gevraagde gegevens in. Ik gebruik in dit voorbeeld Werkplek 1 en emailades WP1BG (werkplek 1 Begane Grond). Herhaal deze stappen voor alle werkplekken. Je kunt ook voor de Room Mailbox kiezen als je ook ruimtes wilt reserveren.
Als het om een paar items gaat dan is het geen probleem om dit handmatig te doen maar bij veel werkplekken is een bulk upload handig. Voor zowel rooms als equipment zijn er 2 aparte PowerShell scripts.
3. Maak een bestand in Excel van alle werkplekken.
3. Sla het bestand op als equip.csv en copy het path naar de file. Voorbeeld C:\Users\femkecornelissen\Downloads\equip.csv
4. Open het bestand in Notepad. Het kan voorkomen zoals in mijn geval dat het scheidingsteken ; is ipv ,. Vervang de ; in je Notepad.
5. Sla je resultaat op.
6. Start PowerShell als Admin.
7. Voer de volgende commando’s uit. Je krijgt een popup dat je moet inloggen en een dialogbox die je moet beantwoorden met Y (Yes to All)
Set-ExecutionPolicy Unrestricted -Force $O365CREDS = Get-Credential $SESSION = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange -ConnectionUri https://ps.outlook.com/powershell -Credential $O365CREDS -Authentication Basic -AllowRedirection Import-PSSession $SESSION Install-Module MSOnline Get-mailbox Bij het laatste commando zie je de actieve mailboxen in je tenant en weet je dat de connectie werkt.
8. Voer het volgende commando uit en verander het pad naar de juiste bestandslocatie. In mijn geval: C:\Users\femkecornelissen\Downloads\equip.csv
Import-Csv "C:\Users\femkecornelissen\Downloads\equip.csv" | foreach-object { New-Mailbox -Name $_.MyName -Alias $_.MyAlias -Equipment }
9. Na een refresh in Resources Exchange Admin center, zie je de bulk upload equipments. Dit kan je ook doen voor Room. Ook een nieuwe Excel aanmaken, csv bestand, etc.. Het commando is
Import-Csv "C:\Users\femkecornelissen\Downloads\room.csv" | foreach-object { New-Mailbox -Name $_.MyName -Alias $_.MyAlias -Room }
10. Start Microsoft Bookings: https://outlook.office.com/bookings/. We gaan nu net doen als of de de equipment een medewerker vertegenwoordigd. Helaas is hier geen Bulk upload mogelijk.
11. Typ de naam van het e-mailadres in van de werkplek en klik op zoeken. Pas dan verschijnt de naam die in resources – equipment is aangemaakt.
12. Vervolgens kan je de tijden aanpassen en de instellingen doorlopen die past bij deze werkplek. Als je bv een werkplek in blokken van 4 uur wilt reserveren, zorg er voor dat dit past binnen te tijden van de dienst. Als de dienst tussen 9:00 en 16:00 dan kan er maar 1 blok van 4 uur gekozen worden.
13. Maak vervolgens de service aan:
14. Zorg ervoor dat je de werkplekken die je wilt vasthangen aan de services. Selecteer de juiste Medewerkers (ook wel de werkplekken)
15. Vervolgens open je de Reserveringpagina. Daar zijn ook nog allerlei instellingen mogelijk die naar eigen believe en creativiteit aan te passen zijn.
16. Open de link en vervolgens kan je testen of het werkt.
17. In de agenda optie kan je kijken wie, wanneer, wat heeft geboekt.
Er zijn veel mogelijkheden inclusief koppelingen met Outlook, automatische reminders, inplannen door de assistant etc.
Femke Cornelissen 