Automatisch instellen afwezigheid via Power Automate

Je hebt een dagje verlof en je bent vergeten je afwezigheid assistent aan te zetten in Outlook. Best herkenbaar toch?

Met de afwezigheid melding zien personen die jou een mail sturen dat je afwezig bent. Maar daarnaast is dit natuurlijk ook terug te zien in Microsoft Teams wanneer je iemand probeert te contacten er melding naar voren of dat je het kunt herkennen aan het icoontje bij de profielfoto in de chat.

Dit proces is dan ook vrij makkelijk te automatiseren met Power Automate. Wanneer vrij in mijn agenda staat moet de volgendestap (in dit geval afwezigheid aanzetten) worden uitgevoerd. Zullen we er samen even doorheen lopen?

Je gaat naar https://emea.flow.microsoft.com/ waar je in Power Automate terecht komt.

Vervolgens klik je op de knop maken.

Kies voor een geautomatiseerde stroom. We gaan ervoor zorgen wanneer iets in je agenda staat er dan iets gebeurd.

Maak een stroomnaam.

Bij de trigger kies je ‘Wanneer een aanstaande agendagebeurtenis binnenkort begint (V3)‘ en vervolgens klik je op maken.

Wanneer de stroom is gemaakt zorg je ervoor dat jou agenda is geselecteerd.

Klik vervolgens op nieuwe stap.

Kies ” Voorwaarde” of zoek de optie voorwaarden en selecteer deze dan.

De voorwaarde kan bijvoorbeeld zijn de volgende onderwerpen. De trigegers die aangeven dat jij vrij bent of niet bereikbaar bent.

Dan heb je de volgende twee opties. Bij JA zeg je als er dit staat moet deze acties gebeuren. Bij NEE niks.

We gaan Ja vullen.

Je kiest de actie “automatsich antwoorden in stellen”

De volgende gegevens kun je overnemen maar maak er natuurlijk een persoonlijk tekstje van.

Je kunt rechtsboven klikken op SAVE en je bent klaar! Nu hoef je dus nooit meer je afwezigheid aan te zetten maar gebeurt dit automatisch. Handig toch!