Slimmer werken met Outlook: Vergaderingen volgen zonder erbij te zijn

Niet elke vergadering is even relevant, maar soms wil je toch op de hoogte blijven. Outlook en Teams hebben een handige functie waarmee je een vergadering kunt volgen, zonder dat je live aanwezig hoeft te zijn. Ideaal als je agenda vol zit, maar je geen belangrijke beslissingen wilt missen.

Hoe werkt het?

Bij het accepteren van een Teams-vergadering zie je naast Accepteren, Tentatief en Afwijzen nu ook de optie Volgen. Daarmee geef je aan dat je niet deelneemt, maar wel updates wilt ontvangen. De vergadering blijft in je agenda staan, maar wordt als ‘vrij’ gemarkeerd. Je hebt toegang tot de chat en gedeelde bestanden, en als de vergadering wordt opgenomen, krijg je automatisch een melding zodra de opname en notities beschikbaar zijn.

Belangrijk om te weten: de Volgen-optie is alleen beschikbaar als de vergadering minimaal twee deelnemers heeft én de organisator om een reactie heeft gevraagd. Zie je de optie niet? Dan heeft de organisator deze instelling niet ingeschakeld.

Wat levert het op?

• Je blijft op de hoogte zonder onnodig in meetings te zitten.
• Je agenda blijft overzichtelijk, omdat de vergadering niet als ‘bezet’ wordt gemarkeerd.
• Je krijgt achteraf direct toegang tot de belangrijkste documenten, notities en opnames.

Nog slimmer werken met Copilot

Met de Volgen-optie heb je toegang tot alle informatie, maar Microsoft Copilot helpt je om die informatie snel te verwerken. Copilot vat vergaderingen samen, zet actiepunten op een rij en beantwoordt je vragen over wat er is besproken. Zo hoef je niet door lange opnames of chats te scrollen, maar krijg je direct de kernpunten te zien.

Vergaderingen volgen is geen manier om jezelf eruit te houden, maar een manier om slimmer met je tijd om te gaan. Minder meetings, meer focus op wat echt telt.

Wil jij op de hoogte blijven van nieuwe ontwikkelingen?