Soms voelt het plannen van vergaderingen als een soort puzzel, vooral als er al een lange e-mailthread aan vooraf is gegaan. Microsoft begrijpt dit en heeft iets nieuws toegevoegd aan Outlook: de ‘Schedule with Copilot’-knop. Dit slimme hulpmiddel maakt het mogelijk om direct vanuit een e-mail een vergadering te plannen, zonder dat je nog allerlei informatie hoeft over te typen. Dus, laten we even doorlopen hoe dit werkt en waarom dit echt een uitkomst kan zijn!

Wat is ‘Schedule with Copilot’ precies?

Deze nieuwe functie is een stukje AI-magic die je helpt bij het plannen van vergaderingen. Stel je voor: je hebt een e-mailuitwisseling waarin iedereen al aan het brainstormen is over een bepaald onderwerp. Normaal gesproken moet je daarna zelf een vergaderverzoek sturen en alles invullen: wie erbij hoort, wat er besproken gaat worden, en misschien nog wat achtergrondinformatie. ‘Schedule with Copilot’ neemt dat werk nu voor je uit handen. Wanneer je op deze knop klikt, doet Copilot automatisch het volgende:

  • De juiste titel en agenda worden automatisch toegevoegd, gebaseerd op het onderwerp van de e-mail.
  • Deelnemers worden voorgesteld op basis van wie in de e-mailthread zitten.
  • Bijlagen of belangrijke context uit de e-mail worden toegevoegd, zodat iedereen meteen goed voorbereid is.

Het bespaart tijd en helpt om misverstanden te voorkomen, want de e-mail zelf vormt de basis van je vergaderverzoek. Hoeveel makkelijker kan het worden?

Hoe werkt het in de praktijk?

Zo simpel kan het zijn:

  1. Open de e-mailthread die je als basis wilt gebruiken voor de vergadering.
  2. Klik op ‘Schedule with Copilot’ bovenaan in je werkbalk.
  3. Check even of de vergaderdetails kloppen – Copilot doet goed werk, maar een snelle blik kan nooit kwaad.
  4. Klik op ‘Verzenden’ en voilà: de vergadering is gepland!

Deze knop maakt het hele proces een stuk eenvoudiger en met minder klikken heb je toch alles geregeld.

Voor wie is het beschikbaar?

Voorlopig is ‘Schedule with Copilot’ beschikbaar voor Microsoft 365-gebruikers met een Copilot-licentie en wordt het uitgerold in de nieuwste versie van Outlook voor Windows en Outlook op het web. Zorg dat je de laatste updates hebt, dan kun je snel aan de slag.

Waarom je dit écht wilt proberen

In een drukke werkdag is het heerlijk om een tool te hebben die gewoon meedenkt. Door deze integratie van AI in Outlook kun je je echt focussen op de inhoud van je werk, en minder op de administratie eromheen. Met Copilot’s hulp bespaar je tijd en voelt het plannen van vergaderingen een stuk soepeler – een kleine, slimme toevoeging die zomaar veel impact kan hebben.

Wil je op de hoogte blijven wanneer ik een nieuwe blog publiceer? Abonneer je dan!