Sinds enkele jaren is versiegeschiedenis een cruciaal onderdeel van documentbeheer binnen SharePoint. Het stelt gebruikers in staat om eerdere versies van documenten op te slaan en terug te halen, wat essentieel is voor samenwerking en het bijhouden van wijzigingen. Echter, dit heeft vaak geleid tot grote hoeveelheden opgeslagen data, omdat standaard alle versies bewaard blijven op basis van een vooraf ingesteld aantal.

Toen Autosave werd geïntroduceerd in Office-apps, begon de opslag van versies nog sneller op te lopen, wat resulteerde in extra belasting op opslaglimieten voor veel organisaties. Gelukkig heeft Microsoft een langverwachte verandering doorgevoerd: versie trimming op basis van tijd. Dit biedt een oplossing voor het beheer van oudere versies door alleen recente versies van documenten te bewaren.

Wat is versie trimming op basis van tijd?

Voorheen konden organisaties instellen hoeveel versies van een document bewaard moesten blijven. Dit was gebaseerd op een vast aantal versies, wat al snel kon leiden tot een overvloed aan oude en onnodige versies. De nieuwe versie trimming-methode biedt nu de mogelijkheid om versies te beheren op basis van een tijdsperiode. Je kunt bijvoorbeeld instellen dat alleen de versies van de laatste 6 maanden worden bewaard. Dit zorgt voor een veel efficiënter gebruik van opslag, omdat oudere versies automatisch worden verwijderd.

Voordelen van deze nieuwe aanpak

De nieuwe versiebeheeroptie helpt organisaties niet alleen om hun opslagruimte beter te benutten, maar het verlaagt ook de kosten die gepaard gaan met het opslaan van grote hoeveelheden data. Door alleen versies van recente documenten te bewaren, wordt de opslag efficiënt gebruikt zonder dat er risico is op dataverlies van belangrijke, recente informatie.

Hoe stel je versie trimming in?

Het instellen van versie trimming op basis van tijd is eenvoudig, maar het is belangrijk om te weten dat deze nieuwe functie niet automatisch wordt toegepast op bestaande sites en bibliotheken. Volg deze stappen om het in te schakelen:

1. Open de SharePoint-bibliotheek waarvan je het versiebeheer wilt aanpassen.

2. Klik op Instellingen (tandwielpictogram) en selecteer Bibliotheekinstellingen.

3. In het instellingenmenu, kies Versiebeheerinstellingen.

4. Bij Documentversies kun je nu instellen hoe lang versies bewaard moeten worden, bijvoorbeeld alleen versies van de laatste 6 maanden.

5. Sla de wijzigingen op.

Met deze stappen wordt de versiegeschiedenis automatisch opgeschoond, waarbij oudere versies na de ingestelde tijdsperiode worden verwijderd. Dit voorkomt dat onnodige versies veel opslagruimte in beslag nemen.

Conclusie

Met de introductie van versie trimming op basis van tijd heeft Microsoft een belangrijke stap gezet in het optimaliseren van versiebeheer in SharePoint. Deze functie helpt organisaties om opslagruimte te besparen en tegelijkertijd alleen relevante versies te bewaren. Het instellen van deze nieuwe optie is eenvoudig en kan een groot verschil maken in hoe efficiënt je documentopslag wordt beheerd. Wil je meer weten over deze nieuwe functie? Bekijk dan de gedetailleerde uitleg op Microsoft Learn.

Door deze veranderingen in versiebeheer kun je de opslagruimte van je SharePoint-omgeving veel effectiever benutten. Hoeveel ruimte kan jouw organisatie besparen?