Welkom terug van je vakantie! Het kan soms overweldigend zijn om na een welverdiende rustperiode weer aan het werk te gaan. De inbox zit vol, je Teams-berichten stapelen zich op, en er lijkt geen einde aan de taken in zicht. Maar geen zorgen, met een beetje hulp van technologie, kun je je terugkeer soepel laten verlopen. In dit blog bespreken we hoe je je e-mails en Teams-berichten efficiënt kunt beheren en prioriteren met behulp van je persoonlijke Copilot.

Stap 1: Je e-mails organiseren met Copilot

Als je na twee weken vakantie je e-mails opent, kan het overweldigend zijn om te zien hoeveel berichten er zijn binnengekomen. Hier komt M365 Copilot in actie. Met een enkele prompt kun je Copilot vragen om een gedetailleerd overzicht te geven van je e-mails, waarbij ze worden gecategoriseerd op urgentie en belangrijkheid.

Voorbeeldprompt:

“Beste Copilot, ik ben terug van mijn vakantie. Kun je me een gedetailleerd overzicht geven van mijn e-mails van de afgelopen twee weken? Categoriseer ze op urgentie (bijv. direct, deze week, volgende week) en belangrijkheid (bijv. hoog, medium, laag). Maak daarnaast een takenlijst met taken die mijn aandacht vereisen, waarbij elke taak geprioriteerd is op urgentie en belangrijkheid. Voor elke taak, geef een korte samenvatting van de relevante e-mail en eventuele deadlines.”

Hoe Copilot je kan helpen:

  1. Urgentie en belangrijkheid categoriseren: Copilot doorzoekt je inbox en categoriseert elke e-mail. E-mails die direct aandacht vereisen, worden gemarkeerd als urgent, terwijl minder dringende zaken worden geclassificeerd als deze week of volgende week.
  2. Takenlijst maken: Op basis van deze categorisatie maakt Copilot een takenlijst. Elke taak is voorzien van een samenvatting van de relevante e-mail, inclusief deadlines en actiepunten. Zo weet je precies waar je moet beginnen.

Stap 2: Teams-berichten overzichtelijk maken

Net zoals bij je e-mails, kunnen ook je Teams-berichten overweldigend zijn na een vakantie. Copilot kan ook hier helpen door een overzicht te geven van zowel privéchats als berichten in Teams-kanalen, gecategoriseerd op urgentie en belangrijkheid.

Voorbeeldprompt:

“Kun je daarnaast ook een overzicht geven van mijn Teams-berichten, zowel in privéchats als in Teams-kanalen, van dezelfde periode? Organiseer deze op dezelfde manier op basis van urgentie en belangrijkheid.”

Hoe Copilot je kan helpen:

  1. Organiseren van berichten: Copilot doorzoekt je Teams-berichten en organiseert deze op basis van urgentie. Directe vragen of acties worden gemarkeerd als urgent, terwijl andere berichten als minder dringend worden geclassificeerd.
  2. Samenvattingen en actiepunten: Net zoals bij je e-mails, zal Copilot ook hier een lijst met actiepunten maken, gebaseerd op de berichten die je hebt gemist. Dit helpt je om gestructureerd en efficiënt terug in de workflow te komen.

Stap 3: Je taken prioriteren

Nu je een helder overzicht hebt van je e-mails en Teams-berichten, is het tijd om je taken te prioriteren. Met de door Copilot gestructureerde lijsten, kun je gemakkelijk beslissen welke taken als eerste aangepakt moeten worden. Begin met de hoogst geprioriteerde taken en werk je weg naar beneden.

Extra: Je kunt ook een hele lange prompt gebruiken waar alles in zit.

“Beste Copilot, ik ben terug van mijn vakantie. Kun je me een gedetailleerd overzicht geven van mijn e-mails van de afgelopen twee weken? Categoriseer ze op urgentie (bijv. direct, deze week, volgende week) en belangrijkheid (bijv. hoog, medium, laag). Maak daarnaast een takenlijst met taken die mijn aandacht vereisen, waarbij elke taak geprioriteerd is op urgentie en belangrijkheid. Voor elke taak, geef een korte samenvatting van de relevante e-mail en eventuele deadlines.
Kun je daarnaast ook een overzicht geven van mijn Teams-berichten, zowel in privéchats als in Teams-kanalen, van dezelfde periode? Organiseer deze op dezelfde manier op basis van urgentie en belangrijkheid.“

Conclusie:

Dankzij de kracht van AI, kun je je terugkeer na een vakantie soepel en gestructureerd laten verlopen. Door je e-mails en Teams-berichten te categoriseren op urgentie en belangrijkheid, en deze te vertalen naar een duidelijke takenlijst, kun je efficiënt aan de slag en je productiviteit direct weer op peil brengen.

Neem de tijd om je workflow te optimaliseren en je zult merken dat je binnen no-time weer volledig in het werkritme zit. Welkom terug!