In de dynamische wereld van vandaag is het essentieel om vergaderingen efficiënt en effectief te beheren. Met de nieuwste update binnen Microsoft Teams wordt dit proces vereenvoudigd. Transcripties en opnames van Teams-vergaderingen worden nu opgeslagen in de OneDrive van de organisator, in plaats van in die van de medewerker die de vergadering startte.

Waarom zijn transcripties en opnames zo belangrijk?

Deze documenten dienen als een betrouwbare bron voor het vastleggen van discussies, besluiten en actiepunten. Ze zijn bijzonder waardevol voor degenen die niet aanwezig konden zijn, of voor het terugkijken naar sleutelmomenten om beter geïnformeerde beslissingen te nemen. Met de integratie van Copilot worden deze voordelen versterkt. Copilot gebruikt de informatie uit transcripties om automatisch verslagen te genereren, actiepunten te identificeren en suggesties te doen voor vervolgstappen, wat de productiviteit en efficiëntie aanzienlijk verhoogt.

Let op:

Een belangrijk aandachtspunt bij deze update is dat als vergaderingen vanuit een gedeelde mailbox zijn verstuurd, de transcripts en opnames niet meer worden opgeslagen. Dit komt omdat gedeelde mailboxen geen OneDrive hebben. Plan daarom vergaderingen vanuit een Microsoft Team of door een medewerker met een Microsoft 365-licentie en OneDrive om deze functionaliteit te behouden.

De voordelen van het gebruik van Copilot:

  • Efficiëntie: Copilot verwerkt snel grote hoeveelheden informatie, wat tijd bespaart.
  • Nauwkeurigheid: Het vermindert de kans op menselijke fouten bij het interpreteren en documenteren van vergaderinformatie.
  • Toegankelijkheid: Het maakt informatie gemakkelijk toegankelijk voor alle betrokkenen, ongeacht hun locatie of tijdzone.
  • Actiegerichtheid: Copilot zet discussies om in concrete actiepunten en deadlines.

Deze update zorgt ervoor dat de juiste informatie op de juiste plaats wordt opgeslagen en gemakkelijk toegankelijk is voor degenen die het nodig hebben. Het centraliseren van de opslag van transcripties en opnames in de OneDrive van de organisator maakt het voor Copilot eenvoudiger om zijn werk effectief te doen, waardoor het beheer van vergadercontent binnen Teams efficiënter en gebruiksvriendelijker wordt.

Wil je op de hoogte blijven wanneer ik een nieuwe blog publiceer? Abonneer je dan!